L’été est là ! Et les associations entre autre, vous êtes en plein dans l’organisation d’événements. Qu’ils soient sportifs ou culturels, vos objectifs sont de vous faire connaître, de faire rentrer de l’argent pour les projets associatifs à venir. Oui, ne soyons  pas langue de bois. Ce n’est pas l’endroit ! Pour réaliser vos objectifs, une bonne communication peut vous y aider ! Que ce soit pour un concert, une exposition, le tournoi de foot annuel, le marché au puce, et n’importe quel événement, les réseaux sociaux sont là pour vous aider à vous faire connaitre, voici comment faire une  bonne communication autour  de votre événement. 

Etape 1 : répondre aux « 5W »

Avant tout, je vous inviterai à répondre sur une feuille blanche à ces 5 questions qu’on nomme les 5W. En français, il s’agit de Qui, Quoi, Où, Quand et  Comment. Pourquoi cette étape ? Parce que j’ai déjà vu l’une ou l’autre information manquer dans des communications. Un communiqué de presse où il manque la moindre information, et vous pouvez presque être certain que votre article ne paraitra pas !  Vous baignez dans votre association, mais votre interlocuteur pas ! Donc, il faut  lui apporter ces réponses ! Pour ne rien oublier, j’avais écrit cet article sur le dossier de presse et la manière d’interpeller un journaliste.

Etape 2 : Brainstorming

Je vais prendre un exemple, avec l’événement de la fête de la musique. Vous êtes une harmonie, et vous souhaitez faire venir du monde pour vous écouter et partager vos saucisses et vos bières*. Afin d’attirer des auditeurs, vous souhaitez organiser l’une ou l’autre animation ponctuelle.

Le brainstorming est là pour vous permettre, avec votre comité (et pourquoi pas d’autres membres de l’associations qui souhaitent s’engager sur votre événement) d’imaginer l’une ou l’autres animations qui vont vous permettre de faire venir des personnes. Faire venir l’un ou l’autre artisan du village qui souhaite aussi être présent, organiser une tombola, etc…

Etape 3 : planification de la communication

Maintenant que la date et l’heure de l’événement sont  connus, que les activités que vous souhaitez proposer aussi, il faut mettre en place une stratégie de communication. Pas de panique, même si le terme vous parait farfelu, il n’y a rien de bien compliqué. Et puis, pourquoi pas charger une ou deux personnes pour s’en charger ?

L’objectif, est de vous faire connaître avant l’événement, de faire parler de vous pendant, et surtout, je vous en conjure, n’oubliez pas de communiquer après ! 

La planification de votre communication, se fait en terme de planning, et aussi de supports. Déterminez les supports de communication. L’article dans la presse locale sera aussi important que les réseaux sociaux.

En Alsace, nous avons deux journaux locaux important : L’Alsace et les Dernières Nouvelles d’Alsace (DNA). Un autre support  est très important pour les activités culturelles, c’est le Journal des Sorties (JDS). Mais, du côté des journaux locaux, je ne pense pas que je vais vous apprendre quelque chose, n’est-ce pas ?

Les réseaux sociaux. Sur Facebook, ayez une page pour votre association. Et partagez toute l’année, sur les activités de votre association. Une répétition (vous l’aurez compris, je suis musicienne…), et hop, photo avec un petit commentaire approprié. Il faut susciter l’envie toute l’année !

Dans votre planning de publications, notez-y :

  • les deadline pour l’envois et la prise de contact avec les journalistes
  • Planifiez les différents types de publications :
    • Pré-inscription pour la tombola
    • Pré-vente de tartes flambées
    • Teaser sur le concert
    • Parlez des surprises, sans trop en dire, pour faire venir les personnes

Vous pouvez commencer 1 mois avant sur les réseaux sociaux avec le teaser de l’événement, par exemple. Mais la période la plus importante sera surement  entre 15 jours et 3 semaines avant votre événement.

Etape 4 : Facebook

Oui, je passe de suite à Facebook. Beaucoup d’association n’ont pas de site internet. Et du coup, il n’est pas possible de faire de liens Facebook, JDS et autres vers votre site internet. Pour celles et ceux qui ont un site internet, mieux vaut mettre les informations sur la partie blog, de votre site, et de partager l’info sur les réseaux sociaux tels que Facebook. A ce propos  (blog, site, voici un des dernier article que j’ai écris, pour convaincre de l’utilité du blog d’entreprise !). Me revoilà donc, à Facebook.

Il vous faudra créer l’événement. S’il y a lieu d’avoir une billetterie, vous pouvez utiliser EventBrite par exemple. Elle est gratuite si votre événement l’est. Sinon, je crois que c’est une histoire de quelques centimes d’euros par billets vendu. La gestion de cet outil de billetterie en ligne est agréable, pas compliqué, et vous permet ainsi de gérer votre événement.

Une  fois votre événement créé sur votre page Facebook, demandez aux personnes de votre comité qui ont leur compte Facebook de partager l’information. Créez de l’interaction avec ceux qui vous suivent sur votre page. Demandez de liker, partager, aimer votre page.

Vous pouvez également demander à d’autres pages et groupe de partager votre information. Exemple de la page Associations im Elsass.

Les posts sur Facebook

L’ensemble de vos posts doivent avoir un objectif : Apporter une information, inviter à partager. Ce que je vous invite à faire, c’est d’y joindre le lien de votre site internet si vous en avez un. Joignez une photo et mieux encore une vidéo. L’image est dans l’ère du temps.

Partagez par exemple les liens des articles de presse qui parlent de votre événement.

Si vous avez des partenaires, nommez-les dans vos publications. Cela vous permettra également de gagner dans  votre visibilité, grâce à leurs contacts. En fait, il s’agit presque d’un « contrat gagnant-gagnant ». Vous, vous gagnez en visibilité auprès des personnes et des pages que vous nommez, et eux, gagnent en visibilité auprès de vos fans !

Présentez  les membres de l’association ! Humanisé votre événement.

Exemple que j’ai réalisé hier pour mon blog personnel :

Pour nommer une page ou une personne, il vous faut mettre l’arobase @ et le nom de la personne. : @by marie… essayez, ça fonctionne. Et sinon, appelez-moi lorsque vous êtes face à votre ordinateur, je vous guide !

Petit « secret » de Facebook

Je souhaite vous mettre en garde, si je puis dire, sur votre visibilité. Vous avez sur votre page Facebook des fans (appelés aussi des follower). Exemple de la page Associations Im Elsass où à ce jour, la personne qui gère cette page compte 428 abonnés. Lorsqu’elle publie une information, seuls entre 4 et 8 % de ces fans verront la publication. D’où l’utilité de publier très régulièrement (mais attention à ne pas le faire 10 fois par jours, ça ne sert à rien non plus !) et surtout, de demander à tous de relayer l’information ! Plus votre publication sera partagée et commentée, plus votre publication et votre page gagnera en visibilité.

Récapitulatif

Donc, pour rapidement faire le point pour une communication qui fonctionne lors d’un événement.

  1. Déterminer tout ce qui gravite autour de votre événement
    1. Qui, Quoi, Où, Quand, Comment
    2. Qui seront vos partenaires et fournisseurs pour la réussite de votre événement
  2. Etablir un planning pour la communication (presse et réseaux sociaux)
    1. Avant l’événement
      1. Présentation de l’événement aux médias locaux
      2. Présenter l’événement sur votre page Facebook
      3. Présentation des membres
      4. Créer le suspens, faites un teasing
    2. Pendant l’événement
      1. Partagez une vidéo en live
      2. Des photos à l’instant  T et pour texte « rejoignez-nous, il vous reste encore 2h avant la fin »
    3. Après l’événement
      1. Remerciez les membres pour leur participations, les fournisseurs et partenaires, le public présent
      2. Annoncez le gagnant du lot de la tombola ! (idem, s’il a un compte Facebook, nommez-le dans  la publication)

Et pour clore sur la communication de votre événement

Je n’ai pas parlé  de # hashtag, ni d’autres réseaux sociaux tel que Instagram ou Pinterest. Par rapport au sujet qui est l’événement associatif, la presse locale et Facebook vous aideront déjà à faire une bonne communication. Et si vous souhaitez que je vous accompagne lors d’un événement, n’hésitez pas à me contacter. Je peux me déplacer et accompagner la personne en charge, afin de lui expliquer plus en détail tout ce qu’il y a lieu de faire.

Et pour terminer, je vous dirai juste qu’en communication, l’unique limite est celle de votre imagination ! Soyez inventif, et travaillez en équipe ! On parle d’intelligence collective, mais pour avoir fait le test, grâce au collectif, une idée en entraîne une autre ! Du coup, les idées fleurissent au point qu’à un moment donné, vous en aurez tellement qu’il vous faudra en élimer !

Bravo à vous, à vos bénévoles pour tout le travail que vous faites.

En commentaire de l’article, n’hésitez pas à mettre le lien ou les informations de votre événement. Je partagerai l’information sur mes réseaux sociaux 😉 

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* Attention à l’abus d’alcool, dangereux pur la santé. Manger au moins 5 fruits et légumes par jour.